Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegt. Je nach Zweck ist dies:

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): zur Bereitstellung des Dienstes, den Sie oder Ihre Organisation gebucht haben, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): zum Beispiel zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): für einen sicheren, stabilen Betrieb der Website und deren Anzeige in einer passenden Sprache.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): sofern wir Sie darum bitten. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3. Besuch dieser Website und Nutzung der App

Damit Seiten ausgeliefert werden können, übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse an unsere Server. Server-Logfiles speichern wir nicht. Um Website und App stabil und sicher zu betreiben und Fehler zu finden, nutzen wir Azure Application Insights. Dabei wird zu jeder Anfrage erfasst:

• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• die aufgerufene Seite oder Funktion, die Antwortzeit und etwaige Fehler
• ein ungefährer Standort (Land und Stadt), abgeleitet aus Ihrer IP-Adresse

Ihre IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert: Application Insights verwirft sie, sobald der ungefähre Standort ermittelt ist. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, funktionierender Dienst.

4. Sprachauswahl

Beim ersten Aufruf dieser Website prüft Ihr Browser seine eigene Zeitzoneneinstellung und zeigt für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein die deutsche, sonst die englische Fassung. Diese Prüfung findet nur in Ihrem Browser statt; dafür wird nichts an uns übermittelt oder gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Website in einer für Sie verständlichen Sprache anzuzeigen.

Wenn Sie die Sprache manuell umschalten, wird Ihre Auswahl im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers abgelegt, damit die Website sie sich merkt. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit über Ihre Browsereinstellungen löschen.

5. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Cookies, und wir setzen keine Tracking-Tools ein. Schriftarten werden von unseren eigenen Servern geladen; beim Aufruf der Website wird daher keine Verbindung zu externen Schriftdiensten wie Google Fonts hergestellt.

Die Timy-App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: Eines hält Sie angemeldet (bis zu 30 Tage, verlängert sich bei Nutzung), weitere sichern die Anmeldung über Microsoft ab und merken sich die gewählte Sprache. Sie werden zu keinem anderen Zweck verwendet (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (etwa Name, E-Mail-Adresse und Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Nutzung der Timy-App

Wenn Sie die App nutzen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Gruppen, Arbeitszeit und Urlaubsanspruch; bei Anmeldung mit Microsoft außerdem Ihre Microsoft-Benutzer- und Mandanten-ID aus Microsoft Entra ID (vormals Azure Active Directory). Passwörter und Terminal-PINs speichern wir nur als gesalzene Hashwerte.
• Profilfoto: nur, wenn Sie selbst eines hinzufügen. Es wird in der App und, sofern Ihre Organisation eines nutzt, am Stempel-Terminal angezeigt.
• Zeitdaten: Beginn und Ende, Pausen, Dauer, Timerstatus, der von Ihnen gewählte Arbeitsort (zum Beispiel Büro oder Homeoffice), Projektzuordnungen, Notizen sowie Korrekturen mit ihrer Freigabe.
• Abwesenheiten: Urlaubsanträge, Krankheitstage (nur die Daten, nie eine Diagnose), Freigaben, Resturlaub und die Feiertage für Ihren Standort.
• Projektdaten: Projekte und die darauf gebuchten Zeiten.
• Anwesenheit: Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzte in Ihrer Organisation sehen, ob Sie eingestempelt, in der Pause oder abwesend sind, soweit Ihre Organisation dies freigibt.
• E-Mails: Benachrichtigungen wie Erinnerungen ans Ausstempeln, Wochenzusammenfassungen und Freigabeanfragen gehen an Ihre E-Mail-Adresse.
• Microsoft 365: Wenn Ihre Organisation dies aktiviert, wird Ihr Arbeitsstatus in Microsoft Teams angezeigt und Mitarbeiterkonten werden aus Microsoft Entra ID synchronisiert.
• Dynamics 365: Wenn Ihre Organisation dies aktiviert, werden Mitarbeiterstammdaten, Projekte und Zeitbuchungen mit deren Dynamics-365-Umgebung synchronisiert.
• Mobile App und Terminal-App: Die mobile App nutzt Kamera oder Fotomediathek nur, wenn Sie ein Profilfoto auswählen; die Terminal-App nutzt die Tablet-Kamera nur zum Scannen des Kopplungscodes. Keine der Apps erfasst Ihren Standort.
• Exporte: Berichte und Excel-Dateien werden nur erstellt, wenn Sie oder eine berechtigte Person sie anfordern.
• Anmelde- und Änderungsprotokoll: Zeitpunkt, Methode, IP-Adresse und Browser jeder Anmeldung sowie wer welchen Eintrag wann geändert hat, um den Dienst sicher und nachvollziehbar zu betreiben.

Setzt eine Organisation Timy für ihre Beschäftigten ein, ist diese Organisation (in der Regel Ihr Arbeitgeber) Verantwortlicher für diese Daten. Wir verarbeiten sie in deren Auftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Beschäftigte richten Anfragen zu ihren Daten bitte zunächst an ihren Arbeitgeber; wir unterstützen diesen bei der Beantwortung.

Wir speichern App-Daten, solange der Vertrag mit Ihrer Organisation besteht. Nach dessen Ende löschen wir die Daten oder geben sie zurück, wie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung festgelegt, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

8. Dienstleister und Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten und an Verträge zur Auftragsverarbeitung gebunden sind:

• Hosting: Microsoft Azure, betrieben von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Diese Website läuft in der Azure-Region Westeuropa (Niederlande), die Timy-App und ihre Datenbank in Nordeuropa (Irland); die oben beschriebenen Nutzungsdaten werden in Westeuropa (Niederlande) gespeichert.
• Microsoft: dasselbe Unternehmen, für die Anmeldung über Microsoft Entra ID sowie die optionalen Integrationen mit Teams und Dynamics 365.
• E-Mail-Versand: Twilio Inc. (SendGrid), San Francisco, USA, für den Versand von Benachrichtigungen.
• Zahlungen: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland, für Organisationen, die kostenpflichtige Module buchen. Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; Kartennummern sehen wir nie.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

9. Übermittlung in Drittländer

Twilio (SendGrid) verarbeitet E-Mail-Daten in den USA, Microsoft unter Umständen bei einzelnen Diensten ebenfalls. Twilio Inc. und die Microsoft Corporation sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

10. Datensicherheit

Alle Daten, die zwischen Ihrem Browser und unseren Servern übertragen werden, sind durch TLS-Verschlüsselung geschützt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Darüber hinaus treffen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): unrichtiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Ihrer Daten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): zum Beispiel, solange die Richtigkeit Ihrer Daten geprüft wird.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an thomas@timy.app.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.